Mit diesem Schnelltest kannst du prüfen, wie gut die Nutzung eurer Kommunikationstools funktioniert!
Schau dir die Antworten zu den fünf Aussagen an: Welche trifft eure Situation am besten? Zu jeder findest du einen Hinweis, wie effizient du und deine Mitarbeitenden eure Tools nutzt – oder nutzen könntet!
1, 2 oder 3?
1. Wir nutzen für unsere interne Kommunikation x Tools (analog und digital, z.B. Intranet, WhatsApp, Mails, Telefon, Aushang)
a) Wir haben 1 Tool.
Die Frage nach der smarten Nutzung stellt sich bei dieser Auswahl kaum – scheinbar löst dein Unternehmen alles über einen einzigen Kanal. Ob digital oder analog: Es gibt keine thematische Trennung, womöglich kriegen auch noch alle Mitarbeitenden alle Nachrichten und Informationen … auf eure Effizienz kann sich das sehr nachteilig auswirken.
b) Wir haben 2 bis 4 Tools.
Das klingt grundsätzlich sehr gut!
c) Wir haben mehr als 8 Tools.
Vielleicht habt ihr Vielfalt zu wörtlich genommen, denn bei aller Liebe: In agilen Zeiten bieten so viele Tools auch sehr viel Ballast. Und Ballast hält auf, macht träge und birgt zudem die Gefahr, dass Informationen, Wissen und andere Inhalte verloren gehen. Während Mitarbeitende warten, falsche oder redundante Informationen erhalten – und relevante aber nicht.
Prüfe, welche Tools gut funktionieren und von vielen effizient genutzt werden. Die anderen sollten mit Vorlauf und Ankündigung aufgegeben werden, ganz nach dem Motto: Weniger ist mehr!
2.Wir haben klare und zugängliche Definitionen für die Nutzung unserer Tools.
a) Nein, jeder darf die Tools gemäß seinen Vorlieben nutzen.
Das kann für Informationsfluss und Wissenstransfer hinderlich sein und somit eure Abläufe immer wieder ins Stocken bringen. Zudem freut sich nicht jeder Mitarbeitende ob dieser Freiheit – und wer weiß schon, wer welchen Vorlieben frönt und wann er/sie sie wieder wechselt?
b) Ja, haben wir!
Sehr gut! So kann jeder Mitarbeitende (auch neue ;-)) mit einem schnellen Blick Informationen & Co. sicher und gezielt dorthin liefern, wo sie erwartet werden. Anfragen von Kunden sind z.B. im Intranet hinterlegt, Terminabsprachen mit der Produktionsabteilung im Messenger-Dienst. Sind Themen und Bereiche den Tools klar zugeordnet und diese Prozesse klar kommuniziert, sollte alles effizient laufen!
c) Ja, haben wir – aber scheinbar weiß niemand davon.
Ok, hier mangelt es scheinbar auf einer anderen Ebene an einem eindeutig definierten Kommunikationsprozess: Wenn ein Prozess mit den Mitarbeitenden vereinbart wurde, sie sich aber nicht daran halten, bedarf es ein paar Zwischenschritte. Kommuniziere die Nutzungsdefinitionen erneut, dieses Mal mit Fun und möglichst im Dialog, sodass alle direkt aktiv werden und die Tools korrekt verwenden. Nutze z.B. die kommende Unternehmensfeier (im korrekten Tool, versteht sich) und frag nach Essenswünschen, oder lass Teams Videobotschaften zu den Tools aufzeichnen, oder vergib Sammelpunkte mit einem Gewinn für die richtige Nutzung der Tools!
3. Jede*r Mitarbeiter*in hat Zugang zu allen Tools – und damit zu allen für sie/ihn relevanten Informationen.
a) Nein, unsere Außendienstler und/oder Home-Officer nicht.
Hier gilt es, eine mobile Lösung zu finden. Sind Mitarbeitende nicht informiert, sind sie weniger involviert – und identifizieren sich weniger mit ihrem Unternehmen. Eine Mitarbeiter-App oder ein Messenger-Dienst kann schon große Wirkung zeigen, besonders, wenn das Tool bidirektional funktioniert. Und Informationen, die über andere Tools geteilt werden, lassen sich hier zumindest vermerken (z.B. “Es gibt News im Intranet!”)
b) Ja, via (Unternehmens-)Handy, App und Cloud.
Super! Wenn diese auch noch leicht in der Handhabung sind, gar Spaß machen und Feedback bzw. bidirektionalen Austausch erlauben, steht einer effizienten Kommunikation nichts mehr im Wege!
c) Ja, aber einige nutzen sie nicht.
Manche „Spezialisten“ weigern sich, neue Tools oder Prozesse in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. „Das haben wir schon immer so gemacht“ scheint ein Todschlag-Argument zu sein. Hier gilt es, eine Gratwanderung zu vollziehen: Nicht zu viel Zeit in Querulanten investieren, sie aber dennoch dazu bringen, mitzumachen.
Je nach Unternehmensstruktur und -kultur gibt es diverse Mittel, z.B. Workshops mit Coaches durchführen; die Führungsriege einbinden oder „Junior-Partner“ vermitteln, die zur Nutzung animieren; für die Gruppe hochrelevante Informationen über die ungeliebten Tools streuen etc.
4.Wir haben alle unsere Inhalte in unseren Tools sortiert.
a) Nein, bei einigen wissen wir nicht, wohin sie passen.
Wenn Informationen keinen klaren Transfer-Ablauf haben, besteht dreifaches Risiko: Zum einen laufen sie schneller Gefahr, verloren zu gehen. Zum anderen werden sie oftmals willkürlich einem Tool zugeordnet – welches durch die neuen Nutzergruppen seine eigenen Bahnen verlieren kann. Und schließlich entsteht unnötiger Traffic, der meist alle Mitarbeitenden belastet.
b) Ja, sie sind alle sinnvoll und produktiv untergebracht.
Prima! Vergiss dennoch nicht, in regelmäßigen Abständen zu prüfen, ob noch immer alle Inhalte versorgt sind und zusammenpassen – schließlich ändert sich ja immer wieder etwas. Und wo du schon dabei bist: Frage auch immer wieder andere Mitarbeitende, ob sie vielleicht Verbesserungsvorschläge zum System haben!
c) Ja, aber die Mischung ergibt nicht viel Sinn.
Daran sollte dein Unternehmen arbeiten, denn wenn Inhalte intuitiv nachvollziehbar gemeinsam stehen, werden sie auch schneller und direkter aufgefunden. Wenn Äpfel mit Seife im Regal stehen, gehst du auch öfter zwei Mal – und wieder heißt es: Ade Effizienz …
Erstelle eine Liste mit allen Inhalten, ihrer Relevanz, Lang- oder Kurzlebigkeit, Volumen, Zielgruppen etc. und schaffe sinnvolle Tool-Inhalts-Paare.
5. Wir betreiben aktiv und regelmäßig Controlling, wie und in welchem Maß die Kommunikations-Tools genutzt werden.
a) Nein, wir haben kein Controlling.
Ohne Controlling lässt sich schlecht optimieren oder erkennen, dass etwas schiefläuft. So kann man schnell viele Ressourcen verbrennen. Digitale Tools haben meist diverse Mechanismen, die das Nutzungsverhalten dokumentieren, bei Mails z.B. kann es schon helfen, die eigene Inbox auszuwerten. Sollten nur analoge Wege offenstehen, lässt sich über regelmäßige Gespräche mit Mitarbeitenden immerhin eine Tendenz erkennen.
b) Ja, wir kontrollieren die Nutzung in regelmäßigen Abständen.
Super, dann wisst Ihr immer genau, wie es läuft und ob etwas geändert werden muss. Achte darauf, neben der Quantität auch die Qualität abzufragen bzw. den Mitarbeitenden zu ermöglichen, Feedback mit Verbesserungsvorschlägen zu geben.
c) Ja, aber nur unregelmäßig und wir sind uns mit der richtigen Auswertung unsicher.
Regelmäßiges Controlling ermöglicht ein wesentlich besseres Abbild eurer Kommunikationsrealität und identifiziert Optimierungsschritte schnell und direkt als “Flop oder Top”. Bei der Auswertung (z.B. Diagramme, Berichte, Dashboards) sollte stets mit Bedacht vorgegangen werden. Gibt es geringe Nutzerzahlen oder eine geringe Beteiligung, so muss das Tool nicht direkt abgelöst werden. Inhalte, Zugänglichkeit, aber auch Unternehmenskultur können hier Auslöser sein. Drehe zunächst an ein paar Stellschrauben und sprich mit Mitarbeitenden, bevor du das Rad neu zu erfinden versuchst. Und nicht vergessen: Gut Ding will Weile haben (und fun ;-)).
check it out now!
Na? Alle Tools im Griff?
Wenn du dich bei allen Fragen für die Antwort “b)” entschieden hast, können wir gratulieren! Dein Unternehmen scheint sich intensiv mit seiner Kommunikation auseinanderzusetzen und sich zu bemühen, sie ihren Mitarbeitenden so angenehm und effizient wie möglich zu gestalten.
Hast du “b)” eher selten klicken können: Nutze dieses Wissen, um es ab jetzt besser zu machen! Sammele alles, was du über eure Komumunikation weißt (Tools, Inhalte, aktive und passive Nutzer etc.), sprich mit der Unternehmensführung und stelle ein kleines Team aus Mitarbeitenden zusammen, die dir helfen, eure Kommunikation für alle gewinnbringend zu gestalten.
Du möchtest mehr über eure Kommunikationsstrukturen erfahren?
Unser Umfrage-Tool Robin steht gerne aktiv an deiner Seite und liefert dir detailierte Zahlen, Daten und Fakten!
PS: Mehr über Unternehmenskommunikation im Allgemeinen, smarte Tipps und Tricks sowie Best Practices findest du in unserem Podcast!
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